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如何组织会议——手把手教你成功组织会议

时间:2014-05-03来源:互联网 作者:网络 点击:
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于某种的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。组织会议是一项繁琐而又重要的工作,如何组织一场成功的会议?怎样开好会议?本文在此一一为您解析。

◆在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议,你如何才能有效地组织一次成功的会议呢?主持成功会议有十个要素。这些要素是:什么情况下有必要开会,什么情况下没必要开会,开会的人选如何确定,开会的议程怎么去准备,会前怎么准备,会议怎么开始,会议中如何去遵守时间,如何主持及控制会议,会议的总结及会议记录。
 
 
会议的必要性
 
什么情况下有必要开会
开会开得好是一种效率,开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
◆需要通过讨论来获得最佳的决策,需要开会。
◆需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见,达成共识,共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用,可以激励士气。例如保险公司,有一个层会,层会必须通过语言的表达,通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
◆汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会。
 
什么情况下没必要开会
开会需要花费,需要人的时间和精力,每次召开会议之前应该仔细地考虑,是否有必要开会,有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会:
◆传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了,你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加,不用开会。
◆你是决策的人,并且你应该知道,让其他人来参加可能会把事情复杂化,并且拖延时间。这种情况下,也不必开会。
 
会议的准备
 
与会人选的确定
如果会议必须开,谁来开会,要看与会者是否能够符合以下要求:
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人
 
【案例】
如果今天要开一个新产品发布会,参加会议的人有哪些?决策者可能是总经理,可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会,开发部的人是不是要参加?开发部的主管要参加吗?销售部要不要参加?采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加?同时开会时提供特定咨询的人,是不是也要参加?
 
一个会议确定合适的人选很重要,跟这个会有关的或者参与决策的,或者是有协调部门的,有特定咨询的人,你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在,这个原料在制造的过程中,可能会影响到价格,或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到,因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在,他怎么知道这个价格呢?市场部怎么来定价呢?所以会议的效果与参会者紧密相关。
人数方面呢?如果人数多的话,就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加,有的会议是列席,也可在某个阶段参加,提供意见以后就可以离开,或者只参加相关的议题。
 
准备会议的议程
写明会议开始时间和结束时间:
◆给每一项议题分配时间,时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容:日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
◆议程应该事先发出,以便各部门提前准备。
 
【自检】
请填写会议议程表。
 
会议主题:_________________________________________________________
会议日期:__________________________________
会议地点:________________________
开始时间:__________________________________
结束时间:________________________
会议议题:
(一)_________________________________________________________(时间: )
(二)_________________________________________________________(时间: )
(三)_________________________________________________________(时间: )
(四)_________________________________________________________(时间: )
(五)_________________________________________________________(时间: )
(六)_________________________________________________________(时间: )
 
 
会前准备
(1)提前通知与会者需要准备的内容,并分发会议议程。
(2)预定会议室,包括会议室的环境,有多少人参加准备多少椅子,需不需要摆姓名牌、茶水等等,这好像都很简单,可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕,或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置(电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等)。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报(如果有)。
 
 
 
【自检】
请填写会议准备检查表。
(1)会议目的:___________________________________________________________
(2)是否一定要开会才能达到上述目的?              □是          □不是
(3)会议的主题:_________________________________________________________
(4)会议的时间:_________________________________________________________
(5)会议的地点:_________________________________________________________
(6)会议的议程:_________________________________________________________
(7)会议主持人:_________________________________________________________
(8)出席者:_____________________________________________________________
(9)是否准备名牌:                               □是           □不是
(10)是否有资料随会议通知单发放:                □是           □不是
(11)是否有辅助器材:                            □是           □不是
(12)出席者座位安排:_____________________________________________________
补充项目:_______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
 
 
 
 
召开会议——会议的进行
 
遵守时间
 
◆守时是开好会议的一个主要因素,从大家坐定开始,主持人就要严格地注意时间,不要浪费时间。
◆准时开会,即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。
◆告诉与会者开会的目的和意义。
◆要把闹钟放在能够看得到的地方,并且将闹钟调到会议结束前10分钟,到时让它响,以便你有时间做总结。
 
这种工作一般在外国公司做得最好,他们开会都是会议一开始主持人、总经理,或者CEO:“OK,我们现在开会,这儿有一个时钟,现在的时间是下午2点,我们将在下午4点钟会议结束。”当闹铃响的时候会议准备结束,他可能提前10分钟拨上让闹钟响,给主持人预留总结的时间。这是一个很好的习惯。
 
如果时间超过一个半小时以上,中间应该安排短暂的休息,让与会者休息一下。
◆与会者发言应该设计时限,控制在多少分钟之内。
◆准时结束会议,如果进展顺利,可以提早结束。
 
会议的开始
 
(1)会议开始之前,介绍与会者(如果互相不认识)
如果是互不认识的话,首先要介绍与会者。这是一个礼貌,因为如果你没有介绍不认识的客人,会给人造成一种不被尊重的感觉,想想看,一个人在开会时如果不受到尊重,请问这个会议有效吗?如果没有效的话,你虽然没感觉,但已经浪费了别人的时间,这个会议跟时间管理是息息相关的。
 
(2)说明会议规则
今天的会议是一个什么样的会议,第一不准抽烟,第二请所有的人把呼机、手机全部关掉,第三请所有的人不要随便走动。
(3)介绍会议的议程
(4)指定会议的记录员
 
主持、控制会议
 
1.收集信息、鼓励发言
如果会议不是在听主持人说,会议也不是在听承办单位说,会议可能是解决问题,可能是作一个信息的传达,还可能是做一个会议的讨论,特别是对事情的讨论协调等。
怎么样鼓励大家发言,对此你可以提问与会者:大家对此有什么意见?各位对这个产品有哪些看法?大家也可以看一下这个产品怎么定价?
主持会议的人要学会点将法,一定要学会打破冷场。
主持会议的人一定要注意避免走题。走题是浪费时间,是会议的失败。明确会议的目标和内容,抓紧议程,严格按照议题逐步讨论。
 
2.中断冗长的发言
◆表示理解发言者的观点和意见,及时让他中断,向别人发问。
◆还有一种就是处理与会者之间的争论,会议主持者应该表明立场。
◆打断讨论,征求沉默者的意见,这也是控制会议的一种诀窍。
 
3.维持会场次序
作为会议的主持人,选择能够同时看得见所有与会者的位置,可以看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言,禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论,即提示他发言。
 
会议的结束
 
会议的总结
开会也是一种激励作用,所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果,以达成一致的方案,确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务,何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。
 
会议记录
每次会议都要有记录文件存档,目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考,并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步,他们有开会,有记录,但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大,为什么大企业越做越大,都是来自于他们知道善用会议,知道会前准备,知道会议的议程,知道会议的控制,知道时间的重要性,知道会议的成本,他们更知道会议的承诺,他们有更好的会议记录,会后他们知道跟踪。
会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单,那些缺席的人,何人做何事等等都与会议有关。
 

【自检】
根据会议计划表检查会议的要点。
                                         会议计划表
会议主题:
会议日期:                      会议地点:
会议主持人:                   会议记录人:
与会人员:
与会列席人员:
讨论交办与授权事项:
 
结果与处理:
会议决议与交办事项:
 
沟通与协调事项:
会议缺失与检讨:
 
对策与改进:
 
 
【总结】
会议是沟通协调的一个重要手段,开会开得好是一种效率,开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的,才是一个成功的会议。首先决定会议是不是有必要开。如果有必要,就要进行会议的准备,包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议,要求遵守时间,会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结,同时有效的会议还要有符合标准的会议记录。
 
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