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如何提高会议的效率?

时间:2013-11-15来源:未知 作者:admin 点击:

  为了提高会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。

  一、会前准备

  1.质疑会议的必要性。会议特别耗费时间、人力、财力、物力,在某些情况下,会议并不是沟通信息的最佳方式,也不是任何问题都可以通过开会来解决,所以,每次开会前都有必要对开会的必要性进行质疑,做到能不开的会坚决不开,可开可不开的会尽量不开,必须召开的会尽量少开。

  2.明确会议的目标。会议的目标越明确越具体越好,比如说,会议目标“探讨如何在10月底之前将产品不良率由目前的5%降低至3%”就比“探讨如何降低产品的不良率”更加具体、明确,这样会议讨论的效果会更好。

  3.确定会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。确定会议议题应遵循以下几原则:一是议题必须紧扣会议目标。二是议题数量要适中,不能太多,也不能太少。三是各项议题之间保持有机联系,并按照议题解决的逻辑顺序排列。四是明确讨论各项议题所需的时间。

  4.确定与会人员。确定与会人员的人数和结构。对于决策型会议,为 r保持成员之问良好的臣动,会议成员一般应不多于l0人。一般应邀请下列几类人员参加会议:对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人;对会议日标达成起关键性作川的人;能够客观理智和积极踊跃发表自己见解便利、是否不受外界干扰、是否有足够的停车场、是否有必要的会议设备等。此外,会前准备还需做好准备会议资料和发放会议通知的工作。

  5.确定会议的基本程序。确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,冉做什么。一般在安排会议议题顺序时需要注意的是:主要的议题往前排,相对次要的议题往后排;时问紧迫的议题往前排,时间余地大的议题往后排;需要与会者高度集中讨论的议题往前排,与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排。

  6.安排会议时间和地点。在会议时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久的问题。确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席和会议效率的问题。会议持续时间不宜过长也不宜过短,过长,人容易疲劳,过短,有一半的议题还没有讨论会议就结束了。

  会议地点的选择应考虑如下因素:

  会议的规模大小和人数多少、交通是否便利、是否不受外界干扰、是否有足够的停车场、是否有必要的会议设备等。此外,会前准备还需做好准备会议资料和发放会议通知的工作。

  二、会中控制

  1有效控制会议的议题和进程

  (1)明确议题的日标。任讨论任何议题时都要明确议题的月标是什么、议题内容是什么和为什么要讨论该议题。

  (2)澄清对议题的误解或错误。如果与会者对议题有误解,或使用了错误的慨念,主持人应及时予以澄清。

  (3)控制讨论进程。当与会者发言与会议主题不相T时,主持人应及时将其发言拉倒会议主题上来;对那些喋喋不休者,主持人应及时中断其发言,将发言的机会交给其他人;对那些不善言辞、性格内向的人,主持人应鼓励和引导其积极发言;对那些对会议有敌意的人,主持人应引导其客观理性地表达看法。

  (4)有效处理意见分歧。当会议出现不一致意见而引发争论时,主持人应对各方观点进行归纳总结,以帮助与会人员理清思路、把握要点。

  (5)控制会议时间,按时开始,准时结束。

  (6)总结议题成果,确认行动。每一议题讨论结束后,主持人应就已经达成一致的内容进行清晰、简短的概括,如果该决议需要某人采取行动,主持人还应要求他确认在该行动中应当承担的责任。

  2.有效控制会议成员的行为

  (1)严格要求准时开会。一定要养成准时开会的习惯, 要因为某些人的迟到而推迟开会。记录下那些迟到的人,给他们造成压力,促使他们改变迟到的习惯。

  (2)鼓励下级积极发言。由于害怕招致上级的反对,下级往往不敢自由发表自己的见解,这时上级应鼓励下级积极发言,即使不完全同意其观点也应肯定其发言中有价值的部分,或者对他们的观点进行 面记录,强化和鼓励他们的行为。为l『避免领导发言给后来发言者造成的心理作用,呵以考虑把领导安排在下级之后发言。

  (3)鼓励思想交锋。会议期间应鼓励大家自由发表意见,鼓励不同思想观点的交锋、争论,但争论的内容必须和会议主题有关,争论时切忌感情用事,对他人进行人身攻击。

  (4)避免压制建议。如果提出的建议遭到嘲笑和压制,那么人们将害怕和没有热情提出建议。所以,会议领导者应对提出的建议给予特别的关注和表现出足够的热情,尽可能避免其他人压制该建议的做法。

  三、会后跟踪

  会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实,应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况,使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。

 

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