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公文写作中需要注意的五大问题

时间:2013-12-25来源:互联网 作者:网络 点击:
   (一)联合行文的问题
1、行政机关联合行文,主办机关排列在前,原则上文头、文号都用主办机关的,落款时几家单位都要落款并盖印(上行文可只盖主办机关的印)。如,食品药品监督管理局、工商局、卫生局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件,这项工作食品药品监督管理局是牵头单位,文件头和发文字号都用药监局的;另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件(切忌不能用黑头文件联发),但发文字号原则上用主办机关的。
2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
3、联合行文一般用主办单位的文头和文号,一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。
4、会签,由主办单位首先签署意见,协办单位依次会签,一般不用复印件会签。

(二)部门和内设机构行文问题
政府各部门(包括议事协调机构),除以函的形式商洽工作、答复询问外,一般不得向下级政府正式行文,如确需行文,有两种处理方式:一是经县委、政府领导同意,由“两办”发文(如印发实施方案);二是部门自行行文,可以用《通知》等文种,但必须在正文前冠上“经县政府同意”这句话;三是有关议事工作机构(各种领导组、工作委员会)要向乡镇或部门行文,一般不能以办公室名义印发,如:要印发食品安全方面的文件,应以食安委的文头印发;要印发灾区卫生防疫方面的文件,应以爱国卫生运动委员会的文头印发,不要以爱卫办的文头印发;四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文,要与相应部门商洽工作,必须以函的形式,要安排内设某机构的专项工作,须以主管部门文件行文。

(三)数字和数值范围规范表述的问题
1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”,3/4不应写为“四分之三”。
2、数值范围表述:数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较,百分比不可能大于1,只能小于或等于1。如表述“3%--8%”,不能写成“3—8%”,不能省略3后的百分号;用分数和整数表述数字范围时,也同理不能省略第一个数字后的单位,5万-10万人不能写成5-10万人。
3、表述时间时段,一般不要表述为去年、今年、明年等,应表述出具体的年份,如2007年、2008年。

(四)规范用字用词的问题
在公文写作中,有许多字、词长期被混用,造成不统一、不规范的问题,要加强甄别和规范。如截止(到现在告一段落)和截至(事情还在继续发展)的使用;在表述“其它”、“通讯”时,应为“其他”、“通信”;1949年10月以来的时段,不能用“建国以来”,应为“新中国成立以来”;制定与制订的准确使用,制订突出拟订、草拟、创制,对象多为方案、计划等,注重的是过程,制定突出确定下来、正式实施,多指路线、方针、政策、法令、规章等,注重的是结果;做出与作出,前为口语,强调具体的事,后者多为书面语;急待和亟待,前者指时间上的紧迫性,后者表示意义上的紧迫性,表明问题已经严重到了极点。
规范表述是一个长期学习积累的过程,要在工作中时时留心、总结。

(五)重要紧急公文的处理
1、如何界定重要公文:凡上级机关(党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及其部门)来文中标注“特级”、“急件”字样和涉及重大事项的公文,各级领导的批示件,各级各部门上报的重大突发性事件的请示件,都界定为重要公文,根据紧急程度,规定办结时间办理。
2、分类:按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类,特急件要在24小时内办理完毕(如特提电报),急件在3日内办结,普通件在其要求的时间内办结。
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