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采购设备进口业务流程

时间:2014-05-19来源:互联网 作者:网络 点击:
 设备采购是现代企业设备综合管理的一个重要环节。所谓采购是指以最低总成本,在需要的时间与地点,以最高效率获得适合品质和数量的物资,并顺利及时交由需要单位使用的一种管理技术。因此,要充分认识采购业务的重要性和复杂性。其中引进设备的采购更为复杂,采购设备的好坏,对企业的生产发展和投资效益影响很大。在从国外购买设备中,存在不少问题,笔者就设备进口业务流程提出以下意见改进这项工作。

  一、进口设备采购准备
  企业要采购价格适当,质量和售后服务好的设备,必须重视事先的调查研究工作。

  1.采购情报的收集
  情报收集来自:供应商的情报、同行业的情报、市场情报(广告、展销会、杂志、经济新闻、技术通讯)。

  2.信用度的调查
  调查方法有通过国内外银行及金融机构调查;向国内与国外厂商及企业了解;委托国外咨询机构或国外同行业企业和协会、工商业公会代为调查;委托政府驻国外领使馆及商务人员代为调查。

  3.订购基本条件的研究
  信用调查后,如确认对方信用良好可以与其交易时,则需进行订购条件的研究。为了使这项工作顺利进行,采购部门必须与其他相关部门密切配合与联系:设计工艺部门,应提出为达到产品质量,满足生产的工艺要求的精度、性能、功能和效率;生产部门提出为完成计划要求,设备必须到货和投入生产的时间;设备部门配合设计工艺部门共同进行设备的选型,以及提出可靠,胜、维修性和安全环保的要求,并提出设备试车验收质量标准和售后维修、备品配件的要求。采购部门在各部门配合下,通常应注意的基本事项如下。
  (1)名称采用国际通用标准名称,用中文与英文对照书写。
  (2)质量条件采用国际通用质量验收标准,如用不同国家的质量标准和技术条件,应注明。
  (3)价格条件包括FAS船边交货的价格,FOB船上交货的价格;C&F包括运费在内的价格,CIF包括保险费及运费在内的价格。
  (4)包装条件设备包装应注明木箱、集装箱、货柜,精密设备和仪器应有特殊要求,并规定包装标准。
  (5)付款条件国际上常用的有:信用证(L/C )、付款交单(D/P)、承款交单(D/A),由于付款条件复杂,可具体议定。注意开出信用证的日期需配合装船期限。
  (6)索赔检验发生索赔事件,必须经国际商检机构独立公证。
  (7)保险CIF条件保险由卖方负责,C&F、FOB、FAS条件则需由买方自行投保。

  4.询价与市场调查
  所谓询价,即将需要进口的设备的名称、型号、规格、数量、包装及交货期等条件开列向供应厂商询价。询价的对象应不限于一家,等各处的价格及其有关条件都收齐后,再详加分析比较,从中选择最适当的订货条件,作为进一步谈判的基础。

  二、进口设备采购

  1.报价
  通常报价方式有:稳固报价、卖方确认后有效的报价、有权先售的报价、还报价(即买方认为卖方报价过高,因此要求减价的一种方式)。现在国际贸易中对设备采购通常用稳固报价或称确定报价,即报价人在一定时间内不可变更或撤回的报价,这种报价除规定有效期外,对设备的名称、规格、型号、数量、价格及装船时间等条件通常都于报价时加以规定。

  2.合同
  订货合同由卖买双方或经其授权代理人签订。合同必须经过询价、报价和接受这一过程,由卖买双方磋商达成协议才有效。如果买方只是依照卖方的报价发出订单,并不能成立合同,需经双方接受后,签订具有法律效力的书面合同才能成立,才受到法律的保护,对卖买双方起约束作用。双方签订的书面合同的内容包括:
  (1)前文记载签订合同双方单位的名称、地址,签订合同的日期、合同的编号等。
  (2)基本条件包括设备名称、数量、单价及总价、目的地、制造厂商及品牌、包装、保险、检验、交货期、仲裁、付款方式、装船期限及啧头,以及报价单上其他基本条件。
  (3)特殊条件补充基本条款以外的特别条款,例如:检验方法,付款说明及期限,交货延迟和品质不良的罚款,装船前的预先通知,仲裁方式及地点,按各国出口有关贸易法和规定的输出许可证,与设备有关的图样资料、软件、备品配件、附件、专用工具、润滑和冷却油料,以及聘请卖方专家指导,委托卖方培训人员和其他售后技术服务事项,均应在合同上注明,不得遗漏。

  三、进口设备的索赔
  在执行合同过程中,签约双方都应严格履行合同义务。任何一方如果不能切实履行,就给另一方带来经济上的损失,受损失的一方根据合同规定要求责任方赔偿或是采取补救措施。受损失的一方采取的这种行动称为“索赔”。责任方就损失一方提出的要求进行处理,叫做“理赔”。

  对于国外订购的设备,经到货开箱检查发现设备缺损、质量低劣或因到货延迟造成的经济损失,可提出索赔。其中属于设备质量或损坏者,首先需申请国际商检部门进行检验和技术鉴定,取得公证手续后并填写有关资料和证明文件,按照合同中确认的索赔和仲裁条件向外商或厂家提出索赔。

  1.索赔的范围
  (1)设备缺损的索赔订购的设备按装箱单查出短缺或不配套,应由卖方或出口商负责赔偿。
  (2)运输责任的索赔设备在运输途中如有缺损,除非遭受意外事故(灾害、交通事故)作专案处理外,运输部门应负完全责任。
  (3)保险公司责任的索赔设备到目的地时,发现包装破损,经开箱证明损失属于保险公司责任范围之内者,则可向保险公司索赔,索赔视保险的种类而异。
  (4)设备质量或损坏的索赔发现设备质量与合同规定不符,如属设计和制造的问题或因未经检验不合格的产品可向卖方索赔,其责任按合同的规定而确定。
  (5)交货延期造成损失的索赔因交货延期影响买方造成在生产、价格和资金利息上的损失,其责任或在卖方,或在出口商,或在运输部门,应按具体情况及合同规定索赔。

  2.索赔应具备的凭证和清单
  索赔时必须凭证和清单俱全,一般包括:
  (1)轮船签发的卸货证明单,
  (2)商检部门的检验报告,
  (3)提单副本,
  (4)出口商的原发票,
  (5)出口商的原包装清单,
  (6)运输部门证明的缺损明细表,
  (7)应付赔款的清单。

  向保险公司索赔时的凭证和清单:
  (1)保险单,
  (2)提单副本,
  (3)原出口商的发票,
  (4)原出口商的包装清单,
  (5)损失情况及损失原因与金额的证明文件。

  四、进口设备采购方式
  现国际上常用的采购方式有:实际成本采购方式、指定厂牌的采购方式、报价采购方式、议价采购方式和招标采购方式。进口设备常用报价采购方式,特殊情况用招标采购方式,现世界银行贷款的工程项目,均采用招标采购方式,它是以招标竞争的方法来决定采购对象,而与对企业最有利的采购对象签订合同。我国是从上世纪80年代初开始逐步实行招标投标制度的,先后在利用国外贷款、机电设备进口、建设工程发包、科研课题分配、出口商品配额分配等领域推行,招标投标的特点是公开、公平、公正。从多年的实践看,实行这一制度,对于推进投、融资体制改革,创造公平竞争的市场环境,提高经济效益,保证设备和工程质量,防止设备采购及工程发包中的腐败现象,具有重要意义。
 
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