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公司档案管理流程实例

时间:2013-11-25来源:互联网 作者:网络 点击:

XX有限公司档案管理流程

一、 主要内容及归档范围
1、主要内容
1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档,确保完整无缺。
1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作。
2、归档范围
2.1行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2.2组织人事\教育培训类:员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
2.3会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构及其主要职责
1、管理机构
1.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。
1.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
2、 档案管理机构主要职责:
2.1制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.2对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类
1、 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
4、 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。

五、档案的收集
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

六、立卷归档的范围
凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料,均应立卷归档。

七、立卷归档的时间
1、 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交行政文化和中心立卷归档。
2、对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

八、立卷归档的要求
1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交行政文化中心立卷归档。
2、移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
3、归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
4、 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
6、立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
7、 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
8、 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
9、立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
10、文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
11、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

九、档案的借阅
1、 档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外部人员在经过公司领导批准情况下,可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
3、 档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
4、对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
5、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6、 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理人员要及时催还。
7、 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

十、档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
3、有密级档案只许在档案室查阅,不许带离档案室。有密级档案复制时,需经公司主任或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
6、外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
8、企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理人员调离,应由行政文化中心主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

十一、档案的保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1.永久保存:1.1公司章程;
1.2股东名簿;
1.3组织规程及办事细则;
1.4董事会及股东会纪录;
1.5财务报表;
1.6政府机关核准文件;
1.7不动产所有权状及其他债权凭证;
1.8工程设计图;
1.9其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:2.1预算、决算书类;
2.2会计凭证;
2.3事业计划资料;
2.4其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存 :3.1期满或解除之合约;
3.2其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存: 结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

十二、超期档案的销毁
1、对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

十三、档案的保管
1、档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。

十四、 附则
1、本制度由总经理办公室起草。
2、本制度经董事长批准发布。
3、本制度自下发之日起实施。

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